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                      淺談集團總部管理費用中可控費用控制

                      2018年01月22日 本站原創 廣漢會計培訓|廣漢代理記賬|廣漢公司注冊|專本科學歷教育提升 字體: 瀏覽:


                      劉萬蓉

                       

                      摘要:可控費用可以通過良好地運作而向有利的方面發展,然而在實際工作中,可控費用的控制卻存在相當多的問題與矛盾。這些問題若解決不好,會造成企業管理費用失控,從而影響企業當期經濟效益及持續發展。本文作者結合具體工作實踐,介紹了集團總部可控費用管理中存在的主要問題與矛盾,在深入分析了管理失效原因的基礎上,根據企業的管理實踐經驗,提出了管好可控費用的辦法:一是必須要建立、健全費用控制制度;二是要實施全面預算管理;三是要加強過程的控制、監督分析、考核。


                      關鍵詞:集團總部  管理費用  可控費用  控制

                       

                      集團總部的管理費用是集團公司總部為組織和管理集團生產經營活動而發生的各項費用,根據費用的可控性分為不可控費用和可控費用。其中,對于企業來說不可控費用是剛性的費用,主要包括職工薪酬、保險費、折舊費、無形資產攤銷、稅費等??煽刭M用在管理費用中所占比例并不大,其在責任單位管理權限及控制的范圍之內,可以通過良好地運作而向有利的方面發展,主要有業務招待費、差旅費、辦公費、車輛費等。目前,企業越來越重視對可控費用的控制,以期提高企業實際經濟效益。


                      然而在企業的管理實踐中,可控費用的控制卻存在相當多的問題與矛盾。一是企業管理層雖然很重視費用控制,但是由于制度和控制流程不完善,執行起來缺乏依據,部門負責人、公司領導可能會礙于情面同意某項本可節約的費用支出,財務人員在審核報銷時只要領導簽了字,也不愿意再去得罪人,抱著多一事不如少一事的觀念,并不會積極主動核對費用的具體內容等。二是雖然公司已經建立了費用控制制度,制定了費用開支范圍和標準,實際執行隨意性大,執行效果依然不甚良好,制度得不到相應的尊重,違反制度的人員沒有得到應有的懲戒,這就惡化了企業內的報銷風氣,造成費用開支居高不下。三是企業雖編制了預算,但是預算與實際執行流程沒有很好的結合,造成企業預算剛性差,標準不能有效執行,違反預算的現象成為常態。這些問題解決不好,會造成企業管理費用失控、降低企業工作效率等后果,從而影響公司當期經濟效益及持續發展。


                      本文結合公司實踐,談談對總部管理費用中可控費用控制一點認識。筆者認為,要控制好管理費用中可控費用,一是必須要建立、健全相應的費用控制制度;二是要實施全面預算管理,加強過程的控制、監督分析、考核。


                      一、建立、健全費用控制制度


                      公司在管理過程中,肯定會發生可控費用,如最常見的辦公費用,主要體現為水電費、通訊費、紙張打印費和各種辦公文具支出等。這些費用在管理成本中看起來很小,但管理不好就會出現浪費嚴重的問題。為了更好地節約支出,公司要建立健全內部的費用控制管理制度,集團總部可控費用的控制應遵循“事先計劃(預算申報制)、公司審批、及時報銷”的管理原則。為控制各種超標支出,在報銷過程中建立有一套嚴格的費用報銷制度,按照規定的報銷制度進行費用控制,制訂了《費用報銷管理制度》、《差旅費管理制度》等,對差旅費、業務招待費、辦公通訊費、教育培訓費、會務費等可控費用分別規定嚴格的開支范圍、開支標準、審批流程、報銷期限。


                      以作者所在單位為例,小車費包括出車補助、過路費、停洗車費、汽油費以及修理費,由駕駛員在業務發生當月內填寫報銷單附原始單據,經辦公室審核業務的真實性、準確工作量后才能報銷,且實行單車核算;業務招待費由公司統一安排,統一結算,費用嚴格控制在年度預算范圍,各部門因公需要招待時,應事先申請,經部門負責人、分管副總批準后方可發生,并在報銷憑據上注明招待事由;辦公用品的范圍、采購、保管、領用、統計工作由集團總裁辦公室的制定相關管理制度;通訊費按照集團本部以及各子分公司的相關規定執行,并經報銷程序審批后方可給予報銷;因工作需要參加教育培訓的,須事先報部門負責人、分管副總批準后方可參加培訓,中層干部因工作需要參加教育培訓的,須事先報分管副總、集團總裁批準后方可參加培訓。


                      二、實行全面預算管理,全員、全過程控制費用


                      (一)加強預算編制控制


                      集團總部要控制的主要是管理費用中的可控費用,建立適合企業實際的費用預算體系是必要的。各部門(責任單位)提出本部門預算年度為完成責任目標需發生的部門性費用,由預算管理辦公室提出標準,每年根據上年情況及預算年度控制要求進行更新,編制費用預算經預算管理委員會批準后執行,獎懲辦法一并下達。對隨機性較強、無法量化的費用,由各單位根據業務預測情況進行編制,原則上不能超過上年常規性實際支出水平。上年一次性非常規發生的費用不能作為編制預算的參考依據。預算超過上年常規性支出費用總額的項目,應提供詳細的發生費用項目事由及依據。


                      比如業務招待費的預算編制。招待費是企業經常發生的一種費用,各個部門都會發生,在實際工作中很難準確預計,公司要求各部門(責任單位)在提供招待費預算時,提供出明細預算,以提高預算的準確性,也便于將來控制和考核。預算編制依據部門招待計劃、部門工作計劃、費用控制管理辦法、上年招待費用數據等;編制方法采用零基預算法、增量預算法;編制級別按人員級別和招待對象。按照預算管理部門預先設計的表格,得出部門招待費預算金額,經過審核、修改、審批,下達部門執行。


                      (二)重視過程控制


                      公司采用全面預算管理進行費用控制,費用預算按年編制,半年和年度進行考核,年度預算剛性執行,原則上不得突破;按季度進行控制,按月度核算由責任單位自行控制。資金預算按周編制執行,按月匯總考核。在費用控制中,堅持“一個下移、三個到位”的工作思路,將成本費用的管理權限下移,成本費用的使用管理由責任部門決定,提高成本費用使用的自主性及內部挖潛的積極性。


                      1、完善費用控制流程


                      財務部在日常報賬審核中堅持做到無預算不支出,使各項成本費用支出始終處于動態跟蹤和監控之下。預算控制與企業的財務開支審批流程有效結合,提升控制效果。以辦公室差旅費控制流程為例,企業預算管理制度規定預算費用不可超支,辦公室人員需要出差借支公款,公司原來采用的流程為:


                      經辦人申請借款→部門負責人→主管領導→財務負責人→出納付款→出差完畢報銷


                      業務辦理完成后,財務于月底決算發現,辦公室差旅費在出差前已超預算或根本無該項預算,但出差已既成事實,這樣預算費用控制的效果就會大打折扣。


                      因此,公司將控制流程改造為:


                       淺談集團總部管理費用中可控費用控制


                      按以上流程借支公款,需要由會計查詢差旅費預算執行情況,如查詢結果已超過預算或無該項預算,財務人員有權進行否決;如查詢結果未超過預算,出差流程則繼續執行,這樣就從源頭上控制住了差旅費用。


                      2、授權與例外管理


                      可控費用由各責任單位在預算年度控制實施,原則上剛性實施,不得突破。在預算范圍之內的事項由預算責任單位具體執行。如遇特殊事項需追加預算,應由責任單位提出申請及依據,由預算辦公室在可控費用總額度內進行調劑平衡,報主管公司領導審批后送達預算管理委員會批準后實施。預算管理部(設在財務部)監控預算執行情況,預算執行完成之后經過審計部門審計,對于出現預算之外的特殊情況由預算管理委員會進行特別審批。預算管理委員會在預算執行過程中對預算執行的進度給予足夠的關注,對于例外事項嚴格審批。


                      (三)預算執行過程的監控、分析、考核


                      可控費用為日常管控的重點,預算辦實時進行預算監控,及時發現和糾正預算執行中的偏差,對達到超支臨界點的部門進行預警管理。配套做好服務監督和考核工作,對形成的預算費用差異分析原因,找出對策,形成季度費用預算分析,反饋責任單位,召開預算執行情況分析會,作為每季度經濟工作會的組成內容。半年和年度末按實際執行情況,結合可控費用預算目標和其他目標對各部門進行考核,對費用超預算的部門按超支金額對照獎懲制度進行處罰,對節約費用單位按節約金額進行獎勵。


                      由于公司對可控費用的控制目標不是為控制費用而控制費用,因此在具體監控、分析、考核過程中,重點關注責任單位是否既控制了費用,又完成了業務,杜絕花錢不辦事和不花錢也不辦事。


                      淺談集團總部管理費用中可控費用控制


                      總之,完善集團總部管理費用中可控費用的控制是全員性的工作,必須要制定精細化、專業化的全面預算,充分發揮職能部門的專業管理優勢。在集團公司預算管理委員會下,價格小組、財務小組、內部審計小組、項目投資小組、業績考評小組的分工合作,使集團公司主要職能部門的工作與預算管理實現有機的結合。實踐證明,自公司推行全面預算管理以來,經過幾年來的不斷實踐和完善,已形成了一套比較完整的費用預算管理體系,全面預算已成為公司實施內部控制、防范風險的重要手段,也是進行可控費用管理的有效措施。

                       

                      參考文獻:

                      [1]趙仲杰 新全面預算管理實務與操作 云南大學出版社 2010年5月

                      [2]付敬新 全面預算管理在成本費用控制中運用 財務與會計 2010年11期

                      [3]肖太壽 有效減低成本的策略與方法 云南大學出版社 2010年5月

                      [4]金曉暉 企業集團差旅費的現狀及管控策略探討 中國集體經濟.2011.34(12月)


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